Komuna nuk kryen shërbime postare

Gjilan – Nga Arben Dubova- Përgjigje në shkrimin “Mos na i kontrolloni zarfet?, publikuar me datën 30.10.2012 nga Arben Mehmeti (LDK).

Ndihem i befasuar dhe në të njëjtën kohë ndjej keqardhje për nivelin e informimit të një këshilltari komunal siç është Arben Mehmeti lidhur me kompetencat, përgjegjësitë, detyrimet dhe autorizimet e organeve komunale që dalin nga legjislacioni aktual në ushtrimin e funksioneve të saja.

Titulli i shkrimit “Mos na i kontrolloni zarfet” fillimisht më krijoi përshtypjen se ndonjë zyrtar i administratës komunale ia paska hapur zarfet kompanisë në të cilën punon z. Mehmeti dhe në këtë rast reagimin e tij do ta trajtoja si tepër serioz dhe shqetësues, mirëpo pasi fjala është për procedura të rregulluara qartë me ligj, atëherë ndjej obligim ligjor dhe moral që lexuesin e pse jo edhe z. Mehmeti ta sqaroj drejt.

Qendra për shërbim të qytetarëve (QSHQ) është njësi organizative në kuadër të Drejtorisë së administratës së përgjithshme dhe aktivitetin e saj e ushtron bazuar në ligj, konkretisht udhëzimi administrativ nr. 2011/03 (MAPL).

Me këtë udhëzim rregullohet edhe mënyra e pranimit dhe protokollimit të të gjitha shkresave që i drejtohen organeve komunale (qofshin ato në zarfe apo jo), andaj është obligim ligjor protokollimi dhe arkivimi i çdo shkrese që hyn dhe del nga komuna.

Në këtë kuadër bazuar në strategjinë e Qeverisë së republikës së Kosovës mbi Qeverisjen elektronike në Kosovë 2009-2015, përpiluar nga Ministria e Shërbimeve publike, në të gjitha komunat e Kosovës (diku me herët e diku më vonë) ka filluar edhe krijimi i arkivit elektronik apo i njohur si e-arkiva.

Komuna e Gjilanit ka kohë që ka filluar krijimin e e-arkivit i cili arkiv për çdo ditë pasurohet me dokumente që hyjnë dhe dalin nga organet e administratës komunale, mirëpo ky arkiv asnjëherë nuk do të plotësohet sikur mos të skanohet dhe arkivohet çdo dokument i cili kalon nëpër QSHQ. Me këtë veprim ne si administratë komunale e zbatojmë ligjin aktual në fuqi si dhe kontribuojmë në zbatimin e strategjisë për qeverisje elektronike .

Pranimi i shkresave të cilat i drejtohen organeve komunale është e rregulluar edhe me ligjin mbi procedurën administrative me të cilin ligj përcaktohen kërkesat minimale që duhet t`i përmbajë një shkresë e cila pranohet nga këto organe, ku në mes tjerash kërkohet edhe subjekti, gjegjësisht tema dhe përmbajtja e atyre shkresave.

Andaj, bazuar në shpjegimet e lartshënuara e sigurojmë qytetarin e komunës së Gjilanit dhe vet z. Mehmeti se administrata komunale, gjegjësisht Qendra për shërbime të qytetarëve i kryen funksionet e saja në harmoni të plotë me legjislacionin në fuqi dhe me transparencë të plotë.
Administrata komunale nuk vuan nga kompleksi i fshehjes së informatave zyrtare nga zyrtarët e saj e as nga qytetarët, ne jemi plotësisht transparent dhe nuk kemi çka të fshehim nga askush, qoftë brenda apo jashtë komunës.

Çfarëdo dokumenti i cili hyn në komunë në rrugë zyrtare nuk e ka epitetin e dokumentit sekret dhe si i tille nuk mund të konsiderohet si i mbyllur për zyrtarët komunal, andaj ai hapet, kontrollohet se a i përmban elementet thelbësore, protokollohet, skanohet dhe në mënyre elektronike (dokumenti i skanuar) përcillet tutje deri te organi të cilit i adresohet ai dokument.

Fundja, zyrtarët të cilët punojnë në qendrën për shërbime të qytetarëve janë zyrtarë komunal dhe nuk ka të drejtë askush nga jashtë t ia kufizojë aktivitetin e tyre të përcaktuar me përshkrimet e vendeve të punës, përveç eprorëve të tyre në raste të veçanta dhe me arsyetim të plotë.

Thirrja “Pse po na i kontrolloni zarfet” ose “Mos na i çelni zarfet” nuk është gjë tjetër përpos përzierje e paautorizuar në punët e administratës komunale. Nëse cilido nga qytetarët apo këshilltarët komunal dëshiron t ia adresojë ndonjë shkresë private ndonjë zyrtari, ai këtë mund ta bëjë nëpërmjet postës dhe aty e ka të garantuar se zarfi nuk do t`i hapet, mirëpo dorëzimi i letrave në QSHQ trajtohet si letër zyrtare dhe si e tillë do të pranohet vetëm në formën dhe mënyrën e përcaktuar me ligj. Kështu veprohet në komunë dhe kështu do të veprohet deri sa ligji nuk e përcakton ndryshe.

Për të gjithë ata të cilët nuk kanë njohuri të mjaftueshme mbi ligjet të cilat e rregullojnë këtë dhe sferat tjera, komuna gjithashtu e ka një mundësi shumë të mirë pasi që pikërisht në hapësirat e QSHQ-së operon biblioteka ligjore e cila është e hapur dhe mund ti ndihmon për tu njoftuar me legjislacionin në fuqi.

Personalisht kam qenë dhe jam tejet i hapur për këdo që ka paqartësi lidhur me funksionimin e administratës apo çështje tjera, andaj e siguroj z. Mehmeti dhe cilindo që më drejtohet me shkrim se posa ta pranoj kërkesën, në afatin optimal do ti kthej përgjigje.
Sugjerimet, vërejtjet dhe komentet janë më se të mirëseardhura nga kushdo që vijnë ato, por ne nuk mund ti zbatojmë propozimet të cilat bien ndesh me ligjet aktuale në fuqi dhe politikat zhvillimore lokale dhe qendrore.

Sot ne jetojmë në kohën e teknologjisë informative dhe aplikimi i sajë e ngrit efikasitetin, cilësinë dhe transparencën në punë dhe të dalësh sot kundër këtij trendi të zhvillimit, do të thotë qëndrim në vend apo ecje prapa, sepse vendet e zhvilluara i kanë tejkaluar moti problemet me të cilat sot preokupohen individ të caktuar në shoqërinë tonë.

Autori është drejtor në administratën e përgjithshme në Gjilan